O avanço da criação de arquivos digitais em órgãos públicos e empresas tem ampliado a pressão por sistemas capazes de garantir acesso rápido à informação sem comprometer a segurança dos dados. Em meio ao crescimento do volume de documentos eletrônicos, ao aumento de incidentes cibernéticos e às exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), organizações passaram a revisar modelos de armazenamento e controle documental para reduzir riscos operacionais e jurídicos.
A discussão ganhou força nos últimos anos com a ampliação da digitalização de documentos e das exigências ligadas à rastreabilidade das informações. Entre as medidas adotadas pelo setor público está a atualização do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade das atividades-meio do Poder Executivo federal pelo Arquivo Nacional, publicada em 2024 e voltada à padronização de critérios relacionados à guarda, classificação e destinação de documentos.
Segundo Fabiano Carvalho, CEO da Doc Security, muitas organizações ainda confundem armazenamento com acesso estruturado à informação. “Guardar documentos é uma atividade passiva. Garantir acesso exige organização, classificação e indexação das informações”, afirma. De acordo com ele, o uso de metadados e taxonomias permite localizar arquivos por tema, data, setor responsável ou tipo documental de forma mais rápida e segura.
Carvalho afirma que a digitalização, isoladamente, não resolve problemas históricos ligados ao acesso à informação. “Transformar documentos físicos em arquivos digitais não significa que eles estarão acessíveis de forma eficiente”, diz. Segundo ele, sistemas sem critérios claros de classificação, indexação e segmentação de permissões ainda dificultam buscas e ampliam riscos relacionados à exposição indevida de dados sensíveis.
A atualização reforçou a necessidade de padronização nos sistemas de classificação utilizados pelos órgãos públicos. O objetivo é facilitar a recuperação de informações em plataformas digitais e evitar inconsistências relacionadas ao armazenamento e à destinação final dos documentos. As mudanças ocorreram após análises sobre dificuldades relatadas por órgãos federais na administração de arquivos digitais.
Para o CEO, a falta de organização dos documentos também afeta o fluxo operacional de empresas e instituições públicas. Estruturas sem padrões claros de nomenclatura, indexação e categorização enfrentam dificuldades para recuperar arquivos produzidos há anos, além de ampliar riscos relacionados à perda de informações, falhas de rastreabilidade e questionamentos em auditorias.
Com o fortalecimento da LGPD, plataformas de armazenamento e gestão documental passaram a incorporar mecanismos mais rígidos de controle de acesso. Sistemas recentes operam com autenticação multifator, criptografia de ponta a ponta e registros completos sobre quem visualizou, editou ou compartilhou informações. “Não se trata de restringir totalmente o acesso, mas de permitir que cada informação seja visualizada apenas por quem realmente precisa dela”, afirma Carvalho.
Segundo o executivo, ferramentas de segmentação de permissões e logs de auditoria passaram a integrar a estrutura mínima de segurança em organizações que lidam com dados financeiros, jurídicos e corporativos. “Normas e padrões são a diferença entre um processo que funciona hoje e um processo que continua funcionando daqui a dez anos”, diz.
Fonte: Contábeis
